Standar Pendokumentasian Informasi Publik
- Pengertian
Pendokumentasian informasi publik adalah proses pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan pemeliharaan informasi yang dikuasai oleh badan publik agar dapat diakses dan disediakan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Tujuan Pendokumentasian
- Menjamin informasi tersimpan dengan baik dan aman.
- Memudahkan akses dan penyampaian informasi kepada publik.
- Menjamin akurasi, keaslian, dan ketersediaan informasi.
- Mendukung transparansi dan akuntabilitas pemerintahan.
- Standar Teknis Pendokumentasian
- Format Dokumen
Informasi harus didokumentasikan dalam format yang mudah diakses dan dipahami, misalnya dokumen cetak, digital (PDF, Word, spreadsheet), atau media lain yang sesuai. - Klasifikasi Informasi
Informasi harus diklasifikasikan dengan jelas berdasarkan jenis, tingkat kerahasiaan, dan subjeknya agar mudah ditemukan. - Pengarsipan
Sistem pengarsipan harus sistematis, menggunakan kode atau indeks, dan disimpan pada tempat yang aman serta mudah dijangkau. - Backup dan Keamanan
Data harus dicadangkan (backup) secara berkala untuk menghindari kehilangan data. Pengamanan data harus dilakukan agar informasi tidak disalahgunakan atau hilang.
- Prosedur Pendokumentasian
- Informasi yang wajib didokumentasikan harus segera dicatat dan disimpan setelah diterima atau diproduksi.
- Informasi yang sudah tidak relevan harus dikelola sesuai aturan penghapusan dokumen.
- Penanggung jawab pendokumentasian (misalnya PPID) harus memonitor dan memastikan kelengkapan dokumentasi.
- Akses dan Penyediaan Informasi
- Informasi yang sudah terdokumentasi harus siap disediakan kepada masyarakat apabila diminta, sesuai prosedur permintaan informasi publik.
- Penyediaan informasi harus cepat, tepat, dan sesuai dengan standar layanan informasi publik.
- Regulasi Terkait
- Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
- Peraturan Komisi Informasi tentang Standar Layanan Informasi Publik.
- Peraturan teknis dari Kementerian Dalam Negeri atau lembaga pengawas terkait.